SoVa знає про все!

Ділова переписка в месенджерах – ефективна та недратівлива

Все частіше телефонні розмови переходять у площину електронної пошти та месенджерів. Найпопулярніші з них Facebook, Viber, Telegram, а також СМС листування.  Так швидше і зручніше можна сповістити коротку інформацію, не відволікаючи себе і співрозмовника від поточних справ. Проте ввічливість і діловий стиль спілкування ніхто не відміняв – незнайомці не завжди зрозуміють смайли у переписці, а пізнє повідомлення може роздратувати потенційного партнера.

Канали зв’язку

Якість спілкування з незнайомцями залежить від дистанції, різке вторгнення в особистий простір може сприйматися вороже.

  • Електронка – найпублічніша і найбезпечніша дистанція для ділової переписки.
  • Месенджери соцмереж – окреслені персональним діалогом. Люди можуть бути знайомі особисто, чи ні, але як правило мають спільні інтереси.
  • Месенджери, прив’язані до телефонного номеру – особистий простір. Повідомлення від незнайомця може стурбувати, а спілкування з діловим партнером має відбуватись у стриманій формі.
  • Телефонний дзвінок – хоч і звичний спосіб спілкування, але вимагає особистої уваги співрозмовника. Тому на початку розмови доцільно уточнити її зручність.

Час зв’язку

З діловими питаннями прийнято звертатись у робочий час. Проте близькість і неформальність месенджерів стирають рамки допустимого. Нерідко можна почути прихід робочої пошти на телефон та навіть переглянути її, уже готуючись до сну. Проте не всі зрадіють таким невчасним повідомленням і тим паче не побажають відповідати на них. А відкладена відповідь може бути і не такою вже обнадійливою.

Вибір каналу зв’язку передбачає певний час реагування. Пошта – не термінове звернення, відповідь може бути як протягом дня, так і тижня. Месенджери очікують відповідь протягом дня, а телефон – негайно. Електронний лист можна писати в зручний для вас час, а одержувач подивиться його у зручний для нього час. Діловий дзвінок у час відпочинку – ознака нахабства. Звернення з робочими справами в приват месенджери також мають відповідати діловому графіку, тому що вони передбачають негайну відповідь. Навіть якщо отримувач не дасть відповідь, а лише прочитає інформацію, його настрій буде зіпсовано обдумуванням робочих справ.

Звернення до співрозмовників

Звертатись краще по імені, але тримати межу. Першочергово треба привітатись і представити себе. Звертаючись, краще називати ім’я співрозмовника, це персоналізація контакту. У письмових повідомленнях старайтесь уникати помилок – це свідчення вашого статусу, але особливу увагу приділяте імені співрозмовника. Помилки в ньому не допустимі. Також уникайте скорочень і пестливих форм. Краще звертатись так, як вам представились. Не потрібно завчасно переходити на «ти». Якщо знайомство поглиблюється можна запропонувати людині скоротити дистанцію і перейти на «ти», але не наполягати на цьому. Формальне «тикання» не покращить якість комунікацій, тому поспішати не варто.

Не дробіть повідомлення

Розділяти послання на декілька фраз не потрібно, адже кожна з них буде викликати додатковий звук і читатиметься окремо. Постарайтесь вмістити всю думку в одне повідомлення. При цьому дбайте про чистоту тексту, зрозумілість, логічну конструкцію. У повідомленні людина не знає в якій ситуації ви зараз знаходитесь, не бачить міміки, не чує інтонації. Без невербальних сигналів меседж може бути сприйнятий двояко.

Не зловживайте емоціями, аудіо та відеороликами

Ділове листування не любить жаргону,  стікерів, емодзі, гіфок. Не потрібно писати все прописними літерами і зловживати знаками оклику. Така письмова істерика буде недоречною.

Аудіо та відео повідомлення можуть створити незручності при перегляді, потребують швидкого трафіку зв’язку та відсутності сторонніх осіб поряд з співрозмовником.

Спілкування в загальних чатах

Пишучи повідомлення в загальний чат, потрібно ще уважніше слідкувати за часом, змістом та актуальністю питань. Уявіть, що зібрали біля себе коло людей, відволікли їх, щоб повідомити те що маєте. Зайве привертання загальної уваги підсилює роздратування. Якщо питання можна вирішити в особистому порядку, краще звернутись в приват. Для знайомства людей в загальній групі потрібно завчасно повідомити їх про це.

Спілкуйтеся з розумом

Месенджери прискорюють спілкування, але не завжди дозволяють повністю викласти проблему. Тому в залежності від ситуації можна домовитись про особисту зустріч або телефонну розмову. Важливо не просто дотримуватись правил заради правил, а вирішувати ділові питання з дотриманням етики спілкування.